Wirtualne Media

Sektor MŚP odgrywa kluczową rolę w polskiej i europejskiej gospodarce. Ma blisko 50% udziału w strukturze rodzimego PKB i obejmuje w naszym kraju niemal 2,2 mln organizacji[1]. Mimo dużej świadomości w zakresie korzyści płynących z digitalizacji dokumentów i procesów, MŚP wkracza dziś do cyfrowego świata nieśpiesznie, korzystając z metody małych kroków. Blisko 90% sektora koncentruje się przy tym na archiwizacji dokumentacji papierowej[2].

Konsekwencja w digitalizacji

Technologiczna dojrzałość sektora MŚP wpłynęła na lepsze wskaźniki finansowe i operacyjne, większe zaangażowanie klientów oraz efektywniejszą rekrutację w czasie pandemii[3]. Jednocześnie 68% organizacji deklaruje, że traktuje nowoczesne technologie jak dobrego kolegę[4]. Obraz rynku udowadnia, że świadomość małych i średnich firm na temat digitalizacji procesów rośnie, jednak ich cyfrowa transformacja niezwykle rzadko przebiega w sposób dynamiczny.

Małe i średnie przedsiębiorstwa stanowią blisko 65% wszystkich klientów Iron Mountain[5]. W mojej opinii świadomość korzyści wynikających z digitalizacji, która pojawiła się w tym sektorze dopiero na początku pandemii, dziś jest stosunkowo wysoka. Jednak biznes nie popada w hurraoptymizm, a w obszarze inwestycji technologicznych stawia na konsekwencję, wdrażając nowe rozwiązania wycinkowo. Jak wynika z naszych danych, MŚP w niemal 90% stawia przede wszystkim na archiwizację dokumentacji w formie papierowej[6]. Najchętniej digitalizowanym rodzajem dokumentów są teczki kadrowe. Należy pamiętać, że wdrożenie poszczególnych elementów cyfryzacji w przedsiębiorstwie jest czasochłonne. Poza implementacją danego procesu poświęcamy ten czas również na edukowanie naszych klientów, rekomendując kolejne kroki. Dzięki temu zdecydowana większość małych i średnich firm konsekwentnie kompletuje kolejne elementy cyfryzacyjnej układanki – mówi Jan Kubalski, Business Development Manager w Iron Mountain.

Za najbardziej rozwinięte pod kątem technologicznym branże wśród MŚP uznaje się sektor produkcyjny, a także handlowo-usługowy. Przedstawiciele tych gałęzi gospodarki odpowiadają za blisko 70% wszystkich implementacji nowoczesnych rozwiązań na rynku[7].

Bariery na drodze do cyfryzacji

Wymieniając bariery na drodze do holistycznej digitalizacji biznesu, segment MŚP wskazuje głównie konieczność diametralnej zmiany kultury organizacyjnej, pozyskanie niezbędnych kompetencji wewnątrz organizacji, a także brak odpowiedniej infrastruktury. Ponadto, cały sektor zmaga się z zatorami płatniczymi, które były codziennością jeszcze przed pandemią. Według danych z European Payment Report, niemal co druga polska firma musiała w minionym roku przystać na znaczne wydłużenie okresu płatności przez kontrahentów, aby utrzymać pozytywne relacje biznesowe. Tym samym spadek płynności finansowej w przypadku 37% organizacji z sektora MŚP zahamował proces rozwoju biznesu, a 25% wstrzymało wdrożenia innowacji[8].

Z mojego doświadczenia wynika, że największą barierę przy wdrażaniu digitalizacji stanowią kwestie finansowania projektu. O skali zjawiska świadczy m.in. fakt ogromnego zainteresowania rządowymi programami wsparcia cyfryzacji MŚP. Co ciekawe, rzeczywistym problemem nie jest zwykle początkowy koszt implementacji, a zasoby ludzkie i czasowe, które inwestuje się w perspektywie całego procesu. Sukces projektu nie jest możliwy bez efektywnej współpracy między działami IT, finansowymi, HR czy administracji, co pokazuje, że konieczne jest zaangażowanie wielu osób. Należy przy tym wspomnieć, że MŚP, mimo coraz większej świadomości technologicznej, wciąż charakteryzuje swoista niepewność i obawa względem outsourcingu procesów, co również spowalnia cyfryzację sektora – podsumowuje Jan Kubalski, Business Development Manager w Iron Mountain.

Najlepszym sposobem na przeprowadzenie transformacji cyfrowej jest opracowanie długofalowej strategii i jej konsekwentna realizacja. Sektor MŚP w Polsce podąża w tym kierunku małymi krokami, co w pewien sposób wymusza sytuacja rynkowa. Gdy stabilne tempo procesu digitalizacji warunkują kwestie finansowe, okazuje się, że pojawiające się bariery paradoksalnie mogą zwiększyć szansę na finalny sukces projektu.