Środowisko agencji eventowych zdecydowało się na utworzenie Klubu Agencji Eventowych działającego przy Stowarzyszeniu Komunikacji Marketingowej SAR. Ma on za zadanie współtworzyć wysokie standardy i wskazywać dobre praktyki, angażować się w projekty edukacyjne, a także działać na rzecz usprawniania dialogu pomiędzy marketerami zainteresowanymi usługami z zakresu event marketingu a agencjami. Do pierwszego spotkania członków założycieli i zaproszonych firm doszło 28 listopada 2012 roku w Warszawie. Klub Agencji Eventowych to pierwsza tego typu niezależna organizacja w Polsce zrzeszająca wyspecjalizowane firmy z branży event marketingu.
Na inaugurującym spotkaniu byli obecni wszyscy członkowie założycie Klubu Agencji Eventowych, reprezentanci agencji: ALLEGRO GROUP, EL PADRE, EM LAB, MULTI EVENT, MY PLACE, ROCHSTAR EVENTS oraz WALK EVENTS. Na ich zaproszenie pojawili się również przedstawiciele 10 innych wyspecjalizowanych firm zainteresowanych nową inicjatywą.
Podczas spotkania zaprezentowano Zasady Dobrych Praktyk Klubu Agencji Eventowych oraz, po raz pierwszy, przedstawiono logotyp Klubu. Oprócz tego zaprezentowano również władze KAE. W zarządzie zasiedli Anna Gogacz (ALLEGRO GROUP), Jacek Olechowski (MEDIACAP SA – Em Lab) oraz, w roli Prezesa Zarządu, Szymon Walkiewicz (Walk Events). Z kolei sąd koleżeński składa się z czterech osób: Pawła Lewickiego (EL PADRE), Mariusza Plebana (MULTI EVENT), Adama Górko (MY PLACE) oraz Sławomira Nowaczewskiego (Rochstar Events).
– Utworzenie Klubu Agencji Eventowych uważamy za bardzo istotny moment dla branży. Od dłuższego czasu reprezentanci firm zajmujących się event marketingiem, odczuwali potrzebę istnienia podmiotu, który będzie zrzeszał środowisko. Chcemy, aby Klub był istotnym elementem rynku, tworzącym i upowszechniającym odpowiednie standardy. Jesteśmy przekonani, że tego typu działania przyczynią się nie tylko do podniesienia jakości świadczonych usług, ale również do lepszego wzajemnego zrozumienia na linii agencje – klienci. Liczymy, że działalność KAE w efekcie przyczyni się do większej transparentności na rynku eventowym, a także wprowadzi jasne zasady i ramy, w których wszyscy będziemy się poruszać – mówi Szymon Walkiewicz, partner WALK, Prezes Zarządu Klubu Agencji Eventowych.
Pierwsze spotkanie zaowocowało już konkretnymi działaniami. Członkowie Klubu przyjęli wskazówki najlepszych praktyk przetargowych wypracowanych przez międzynarodowe organizacje branżowe – WFA i EACA. Wskazówki te są również od dłuższego czasu promowane i rekomendowane przez SAR. Oprócz tego w KAE rozpoczęto prace nad wzorcowymi dokumentami, m.in. brief oraz kosztorys agencji eventowych, a dokładniej jakie elementy mogą się pojawić w kosztorysie. Kolejnym działaniem będącym już w toku jest opracowanie wzorcowej umowy spełniającej standardy na potrzeby współpracy zleceniodawcy i agencji. Wkrótce również zostanie uruchomiona strona internetowa Klubu, na której znajdą się pierwsze dokumenty do pobrania.
– Pierwsze spotkanie było bardzo owocne. Cieszy nas entuzjazm i chęć do działania przedstawicieli zebranych firm. Wspólne budowanie odpowiednich standardów i ich promocja to jedno. Oprócz tego chcemy również mocno zaangażować się w projekty edukacyjne i prowadzenie dialogu, wymianę doświadczeń z marketerami. Jestem przekonany, że dzięki działalności KAE zyska cała branża i wszystkie firmy, z którymi współpracujemy i będziemy współpracować – skomentował pierwsze decyzje Klubu Agencji Eventowych, Jacek Olechowski, prezes MEDIACAP SA, Członek Zarządu KAE.
Organizacja jest również otwarta na nowych członków. Przystąpić do niej może każda agencja, która spełni większość z przedstawionych poniżej warunków, poświadczających o silnej pozycji rynkowej. Przede wszystkim firma powinna mieć osobowość prawną oraz funkcjonować na rynku minimum 3 lata. Oprócz tego są to przychody składające się w co najmniej 50% z działalności eventowej. Kolejnym z wymienionych w katalogu wymagań wobec nowych członków są obroty firmy, które powinny przekraczać 5 mln PLN. Ostatnim warunkiem są pisemne rekomendacje od dwóch członków zwyczajnych Klubu.
