Faktura przesłana mailem w pełni legalna

Sąd uznał, że faktura wysłana drogą mailową albo faksem, jest tak samo ważna jak faktura papierowa przesłana tradycyjnie pocztą. Oznacza to, że wyrok NSA ma szczególne znaczenie dla przedsiębiorców, którzy ponoszą olbrzymie koszty wydruku i przesyłania faktur pocztą lub kurierem. Wyrok NSA może spowodować, że przedsiębiorcy częściej będą wysyłać faktury drogą mailową niż korzystać z poczty czy firmy kurierskiej.

Fakturę przesłaną mailem lub faxem wystarczy wydrukować i dołączyć do prowadzonej dokumentacji.

- Do tej pory przedsiębiorcy drukowali faktury i przesyłali je kontrahentowi pocztą lub kurierem. Mogli też wystawiać faktury w postaci elektronicznej i w takiej formie przesyłać je kontrahentom, jednak ten sposób wystawiania i przesyłania faktur wymaga posiadania przez przedsiębiorcę podpisu elektronicznego lub platformy EDI. Podatnicy we wnioskach o interpretację przepisów prawa podatkowego często pytali organy podatkowe o możliwość wystawienia faktur i przesłania ich w inny sposób niż pocztą czy kurierem - mówi Anna Ochędzan, Konsultant Podatkowy LeasePlan Fleet Management.

Organy w tej kwestii były zgodne i twierdziły, że podatnik może wystawiać i przesyłać faktury drogą elektroniczną, jeśli takie faktury wystawione zostały zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14.07.2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektroniczne a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktu. Oznaczało to, że każdy inny sposób dostarczania kontrahentowi faktur niż pocztą/kurierem lub w sposób określony w w/w rozporządzeniu Ministra Finansów uznawany był przez organy podatkowe za niezgodny z obowiązującymi przepisami podatkowymi, co w konsekwencji miało wpływ na prawo kontrahenta do odliczenia podatku VAT zawartego w takiej fakturze -  dodaje Anna Ochędzan, LeasePlan.

W raporcie zleconym przez Krajową Izbę Rozliczeniową eksperci Roland Bergera wyliczyli, że zmiana sposobu dostarczania kontrahentom faktur przyniesie przedsiębiorcom znaczne oszczędności finansowe. Koszty firmy związane z wydrukowaniem faktur i ich wysyłką mogą być obniżone nawet o 70 proc.

Załóżmy, że firma wysyła miesięcznie 100 faktur. Przy założeniu, że koszt druku czarno-białego jednej strony wynosi około 50 groszy, daje to w skali miesiąca 50 złotych. Koszt wysyłki jednej faktury listem pocztowym priorytetowym to 1,95 zł, co daje nam w sumie 195 złotych miesięcznie. Jeśli wysyłamy faktury kurierem koszt ten wzrośnie w skali miesiąca do około 1200 zł. A zatem korzystając z faktur elektronicznych, przy wysyłaniu 100 faktur miesięcznie, uzyskujemy rocznie oszczędność od prawie 3 tys. złotych (Poczta) nawet do 15 tys. złotych (kurier) - wylicza Anna Ochędzan, LeasePlan Fleet Management.

Firmy, które zdecydują się na dostarczanie kontrahentom faktur drogą mailową lub faxem poza korzyściami finansowymi zaoszczędzą czas przeznaczony na przygotowanie  do wysyłki wydrukowanych faktur.